ALGEMENE VOORWAARDEN OPTIOS
VERSIE 2022-3
1. Algemeen
De BV OPTIOS, met zetel te 9080 Lochristi, Antwerpse Steenweg 19, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0629.718.060 (hierna genoemd “Optios”) ontwikkelt en commercialiseert software om de automatisatie van ondernemingen te bewerkstelligen en omvat onder andere, zonder limitatief te zijn, online afspraken, een digitale agenda, klantenbestand, voorraadbeheer en kassa… (hierna “de Software” genoemd).
Elke contractuele relatie tussen Optios en elke natuurlijke persoon of rechtspersoon (hierna genoemd “de Klant”) die beroep doet op de Software van Optios of randapparatuur gekoppeld aan de Software aankoopt, wordt beheerst door onderhavige algemene voorwaarden (hierna genoemd “Algemene Voorwaarden”), eventueel aangevuld met bijzondere contractvoorwaarden.
De Klant erkent kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en deze integraal te hebben aanvaard. De eventuele inkoop-, verkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk uitgesloten.
Afwijkingen en aanvullingen van de Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
2. Definties
Voor de doeleinden van deze Algemene Voorwaarden gelden volgende definities:
“Algemene Voorwaarden”: onderhavige algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het verlenen van de toegang door Optios aan de Klant.
a) “Abonnement”: abonnement afgesloten door de Klant om gebruik te maken van de Software;
b) “Abonnementsperiode”: duurtijd waarvoor een abonnement wordt afgesloten door de Klant;
c) “Gebruiker”: elke eindgebruiker van de Klant die door de Klant gemachtigd is om de Software te gebruiken volgens de hem toegekend toegangsrechten.
d) “Gebruiksvoorwaarden”: de voorwaarden specifiek van toepassing op elke Gebruiker die de Software gebruikt.
e) “Hoofdgebruiker”: de gebruiker die toegangsrechten voor andere Gebruikers kan instellen. Deze is tevens zelf een Gebruiker.
f) “Klant”: de natuurlijke of rechtspersoon die voor doeleinden die binnen zijn handels-, bedrijfs- of ambachts- of beroepsactiviteit vallen de Overeenkomst met Optios afsluit voor het gebruik van de Software.
g) “Klantengegevens”: alle gegevens die door de Klant worden toegevoegd in de Software, zoals onder andere contactgegevens van haar eindklanten.
h) “Software”: het digitale platform dat Optios aanbiedt aan de Klant;
i) “Overeenkomst”: de overeenkomst tussen de Klant en Optios die het verlenen van toegang tot de Software tot voorwerp heeft en waarvan de Algemene Voorwaarden integraal deel uitmaken.
3. Offertes en totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 Alle offertes, aanbiedingen op de website en/of de sociale media van Optios hebben slechts een indicatief karakter en zijn niet bindend. Aanbiedingen kunnen door de Klant alleen maar beschouwd worden als een uitnodiging tot het afsluiten van een Overeenkomst. De prijzen en voorwaarden op de offerte zijn slechts geldig voor een periode van 30 dagen, tenzij anders bedongen.
3.2 De Klant erkent een Overeenkomst te hebben afgesloten vanaf het ondertekenen van een bestelbon of de ontvangst door Optios van de goedkeuring van de Klant via e-mail of vanaf de ontvangst van de betaling van de Klant door Optios. Bij niet-vermelding van het gekozen Abonnement wordt het laagste Abonnement geactiveerd.
Indien de Klant een betalend account registreert via de website van Optios en hierbij de Algemene Voorwaarden goedkeurt en aanvaardt, erkent hij eveneens de totstandkoming van een Overeenkomst.
3.3 Optios behoudt zich het recht voor de bestelling op te schorten of te weigeren indien de bestelling onvolledig blijkt te zijn, indien de betaling niet wordt ontvangen of indien de meegedeelde gegevens kennelijk onjuist zijn.
4. Gebruik van de Software
4.1 Optios verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht op toegang tot en gebruik van de Software, louter voor de interne bedrijfsdoeleinden van de Klant. Dit recht omvat het recht om het overeengekomen aantal Gebruikers toegang te verlenen tot de Software via hun logingegevens.
4.2 De Klant heeft uitsluitend een gebruiksrecht op de objectcode van de Software. De Klant kan in geen geval rechten laten gelden op de broncode, die exclusief in volle eigendom aan Optios en/of derde partijen toekomt en blijft.
4.3 De Klant begrijpt dat de Software in essentie “software-as-a-service” uitmaakt die via het internet verstrekt wordt, waarvoor een werkende en voldoende performante internetverbinding noodzakelijk is. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om te beschikken over de noodzakelijke hard- en software die comptabiliteit met de Software. De vereisten voor de juiste apparatuur staan vermeld op de website van Optios.
4.4 Optios stelt een login voor de Gebruikers ter beschikking van de Klant. De Klant en zijn Gebruikers dienen zich steeds te houden aan de Gebruiksvoorwaarden. De Klant draagt elke verantwoordelijkheid voor het gebruik dat de Gebruikers van de Software maken. De Hoofdgebruiker kan steeds extra Gebruikers aanmaken. De Klant erkent dat het aanmaken van extra Gebruikers een invloed zal hebben op de prijs zoals opgenomen in artikel 5, behoudens andersluidend schriftelijk akkoord.
4.5 Logingegevens die toegang geven tot de Software zijn persoonlijk en vertrouwelijk en mogen niet worden doorgegeven aan anderen. Optios behoudt zich het recht voor om zelf elke account te blokkeren waarvan Optios redelijkerwijze vermoedt dat de logingegevens door een andere dan de respectievelijke Gebruiker gebruikt worden.
4.6 Het is de Klant ten stelligste verboden om technische voorzieningen die bedoeld zijn om de Software te beschermen, te verwijderen.
5. Prijs en betaling
5.1 De Klant is voor het gebruik van de Software een vergoeding verschuldigd zoals omschreven in de offerte.
Optios factureert de vergoeding maandelijks, op voorhand.
5.2 Behoudens andersluidende bepalingen, gelden eventuele toegekende kortingen telkens voor 1 jaar.
5.3 Alle facturen dienen ten laatste op hun vervaldatum betaald te worden. Iedere op de vervaldag onbetaald gebleven factuur zal van rechtswege en zonder aanmaning of ingebrekestelling verhoogd worden met interesten van 1% per begonnen maand op het openstaande hoofdbedrag exc. btw, dit tot de algehele betaling. Daarnaast is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15% op het openstaande hoofdbedrag, met een minimum van 125,00 EUR en een maximum van 2.500,00 EUR. Daarenboven wordt automatisch een forfaitaire vergoeding gevorderd van 40,00 EUR per niet-betaalde factuur, ter dekking van de invorderingskosten. Indien de werkelijke invorderingskosten hoger liggen, wordt ook dit verschil gedragen door de Klant.
5.4 Bijkomend zal bij niet-betaling van de factuur, en na schriftelijke aanmaning tot betaling, binnen de voormelde termijnen, de Software door Optios kunnen worden gedeactiveerd en bijgevolg onbeschikbaar zijn.
5.5 Optios behoudt zich het recht voor om de tarieven van het Abonnement die van kracht zijn te wijzigen. Wijzigingen gekoppeld aan de inflatie of indexeringen kunnen zonder voorafgaandelijke communicatie doorgevoerd worden. Voor alle andere prijswijzingen die niet gekoppeld zijn aan de inflatie of indexeringen zal de Klant zal minstens één maand voor het einde van de lopende Abonnementsperiode op de hoogte gebracht worden via e-mail van de gewijzigde tarieven. In geval de Klant niet akkoord gaat met de tarieven die niet gekoppeld zijn aan indexeringen of inflatie voor een nieuwe Abonnementsperiode kan hij Optios in kennis stellen van zijn wens om de Overeenkomst niet te hernieuwen.
5.6 De Klant kan lopende de Abonnementsperiode er steeds kiezen voor een hogere formule (‘Upgrade’). De Upgrade gaat in de eerstvolgende maand nadat de Upgrade werd aangevraagd.
Indien de Klant lopende een Abonnementsperiode extra Gebruikers creëert waardoor een Upgrade nodig is, kan Optios de Klant verplichten om een Upgrade te doen alvorens de extra Gebruikers te kunnen toevoegen.
5.7 Lopende een Abonnementsperiode kan de Klant niet kiezen voor een lagere formule (‘Downgrade’). Een Downgrade is enkel mogelijk bij de hernieuwing van de Abonnementsperiode en dient minstens 2 maanden vóór het einde van de lopende Abonnementsperiode worden aangevraagd.
6. Duur en beëindiging
6.1 De Overeenkomst treedt in werking op de dag waarop de Software wordt geactiveerd door de Klant, d.i. bij het online bevestigen van de bestelling of bij het ondertekenen van de bestelbon, afhankelijk van welke actie het eerst is gebeurd.
6.2 Behoudens andersluidende schriftelijke bepalingen, heeft een Abonnementsperiode een looptijd van 1 jaar.
Na het einde van de initiële Abonnementsperiode wordt de Overeenkomst automatisch stilzwijgend hernieuwd voor opeenvolgende Abonnementsperiodes gelijk aan de looptijd van de initiële Abonnementsperiode, tenzij de Klant of Optios uiterlijk 2 maanden vóór het einde van de lopende Abonnementsperiode aan de andere Partij aangetekend schrijven heeft laten weten dat zij de Overeenkomst niet wenst te hernieuwen. Op het aangetekend schrijven staat het OPTIOS ID, BTW nummer, naam zaakvoerder, adres, reden stopzetting en handtekening zaakvoerder vermeld.
6.3 Elke partij kan de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en met onmiddellijke ingang schriftelijk per aangetekende post beëindigen indien de andere partij failliet wordt verklaard, wordt ontbonden en in vereffening wordt gesteld, of kennelijk onvermogend is geworden. Optios kan in dergelijke gevallen nooit tot enige teruggave of -betaling van reeds ontvangen gelden dan wel tot schadevergoeding gehouden zijn.
6.4 Optios kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de Klant, na ontvangst van een schriftelijke ingebrekestelling, facturen niet tijdig betaald of zich dermate negatief uitlaat op sociale media en/of andere kanalen dat dit de reputatie van Optios ernstig in het gedrang kan brengen.
6.5 Tenzij anders overeengekomen, zal Optios de Klantgegevens verwijderen na een periode van 1 maand na afloop of beëindiging van de Overeenkomst.
Tijdens deze periode kan de Klant de Klantgegevens overbrengen naar een ander extern systeem. De Klant erkent dat hij verantwoordelijk is voor enig verlies van gegevens die het gevolg zijn van de migratie. Optios biedt geen bijstand voor het migreren van Klantgegevens naar een ander platform.
7. Opleiding en documentatie
7.1 De Klant ontvangt van Optios een instructievideo aangaande het gebruik van Software. De instructievideo is op eigen tempo te bekijken door de Klant en haar Gebruikers.
7.2 Indien de Klant bijkomend een opleiding bestelt, wordt de opleiding georganiseerd in de vestiging van de Klant, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. De opleiding is beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Frans en Engels. De opleiding wordt standaard in het Nederlands gegeven, tenzij de Klant Optios tijdig vooraf verzoekt om de opleiding in een ander genoemde taal te geven.
7.3 De terbeschikkingstelling van gebruikersdocumentatie geschiedt uitsluitend indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk werd overeengekomen tussen partijen. Optios bepaalt steeds vrij of de documentatie in papieren dan wel digitale vorm wordt ter beschikking gesteld. De gebruikersdocumentatie wordt hetzij in het Nederlands, hetzij in het Engels ter beschikking gesteld. Eventuele vertalingen van gebruikersdocumentatie gebeurt steeds op kosten van de Klant.
8. Garantie
8.1 De Klant erkent dat de Software ter beschikking wordt gesteld “as is” en “as available” en niet voor de Klant op maat aangepast kan worden. De Klant erkent voldoende geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden en beperkingen van de Software.
8.2 Optios staat er voor in dat de Software functioneert op de apparatuur waarvoor de Software werd ontwikkeld. Optios garandeert evenwel in geen geval dat de Software foutloos en automatisch met alle soorten of nieuwe versies van eventuele andere computerprogramma’s of apparatuur zal werken, in het bijzonder doch niet beperkt tot besturingssystemen.
8.3 Optios garandeert niet dat de Software geschikt is voor het beoogde gebruik of naadloos afgestemd is op de activiteiten of bedrijfsvoering van de Klant, dat de Software zonder onderbreking, fouten of gebreken zal werken of dat alle fouten en gebreken steeds zullen worden verbeterd.
9. Intellectuele eigendom
9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten ten opzichte van de Software blijven toebehoren aan Optios of haar licentiegevers. Optios zal de Klant vrijwaren van alle schade die zou voortvloeien uit een vordering die door een derde wordt ingesteld omdat de Software inbreuk zou maken op de intellectuele eigendomsrechten van de derde.
9.2 De Klant heeft niet het recht om de Software geheel of gedeeltelijk te bewerken, vertalen of te veranderen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Optios.
10. Gegevensbescherming
10.1 Optios verwerkt persoonsgegevens van de Klant, zijn Gebruikers en/of andere werknemers van de Klant. Aangezien Optios deze persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden, treedt Optios op als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming. De privacyverklaring van Optios bevat alle relevante informatie over de manier waarop Optios als verwerkingsverantwoordelijke omgaat met persoonsgegevens.
Door een Overeenkomst met Optios aan te gaan, erkent de Klant dat hij de privacyverklaring van Optios, zoals terug te vinden op de website, heeft gelezen en de inhoud ervan begrijpt.
10.2 Wat betreft de Klantengegevens, erkent de Klant dat hij zal optreden als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en Optios zal optreden als ‘verwerker’ in de zin van de wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming. De afspraken hieromtrent worden uitsluitend beheerst door de Verwerkersovereenkomst die als bijlage aan deze Algemene Voorwaarden is gehecht.
11. Overmacht en imprevisie
11.1 In geval van overmacht heeft Optios het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten dan wel geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder dat de Klant uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schade, interesten etc. kan doen gelden.
Onder overmacht wordt begrepen de situatie waarin de uitvoering van de Overeenkomst door Optios geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van Optios, zelf als was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de Overeenkomst reeds voorzien. Zonder exhaustiviteit na te streven, worden alleszins als gevallen van overmacht beschouwd: uitputting van de voorraad, vertragingen in of uitblijven van leveringen door leveranciers, staking of lock-out, brand, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege en fouten of vertragingen te wijten aan derden.
Optios is niet verplicht om het ontoerekenbaar en onvoorzienbare karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen.
11.2 In geval een fundamentele wijziging van de economische omstandigheden tot gevolg heeft dat de uitvoering van de overeenkomst voor partijen een onredelijke of onevenredige last met zich meebrengt, zullen de partijen in onderling overleg treden om gezamenlijk een billijke aanpassing van de overeenkomst overeen te komen.
12. Aansprakelijkheid
12.1 Partijen erkennen dat de verplichtingen in hoofde van Optios een middelenverbintenis uitmaken. Optios is slechts aansprakelijk voor de werkelijk geleden schade waarvan de Klant bewijst dat deze direct is veroorzaakt door een fout van Optios, die de Klant zelf niet heeft kunnen vermijden of beperken en die Optios niet binnen 20 werkdagen na ontvangst van een ingebrekestelling herstelt, onverminderd eventuele andere overeengekomen oplostijden.
12.2 Voor zover toegelaten onder het toepasselijke recht, zal de totale, geaggregeerde contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Optios voor schade geleden door de Klant in een Abonnementsperiode, ook in geval van zware fout, beperkt zijn tot het bedrag excl. btw dat de Klant betaald heeft voor het gebruik van de Software in die Abonnementsperiode. Indien de Abonnementsperiode een duurtijd heeft van meer dan één jaar, wordt het bedrag waartoe Optios aansprakelijk kan worden gehouden beperkt tot het totaal van de vergoedingen betaald in één jaar.
In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van Optios voor directe schade, uit welke hoofde dan ook, meer bedragen dan 15.000,00 EUR.
12.3 Optios is niet aansprakelijk voor enige schade als gevolg van het tijdelijk niet beschikbaar zijn, de opschorting, onderbreking of vertraging van de Software.
12.4 In geen geval kan Optios aansprakelijk gesteld worden indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, winstderving, geleden verlies, gemiste besparingen, gemiste potentiële financiële of commerciële opportuniteiten, boetes, verlies van klanten en imagoschade, ook niet in geval van zware fout.
12. Hardware
12.1 Optios levert de hardware naar aard en aantal zoals overeengekomen in de offerte. Optios staat er niet voor in dat de hardware geschikt is voor het door de Klant beoogde gebruik. Optios is in geen geval gehouden tot montage- en installatie van de hardware, noch tot het aanleveren van de noodzakelijke materialen daartoe.
12.2 De levering van de hardware gebeurt op een door de Klant aan te wijzen plaats. De leveringskosten zijn niet inbegrepen in de koopprijs en worden in voorkomend geval aan de Klant in rekening gebracht.
12.3 De geleverde hardware blijft eigendom van Optios tot volledige betaling van de factuur. De levering geschiedt op risico van de Klant.
12.4 Zichtbare gebreken of de niet-conformiteit van de levering dienen uiterlijk binnen de 3 werkdagen na de inontvangstneming van de hardware te worden gemeld door de Klant. Zoniet zijn de zichtbare gebreken gedekt en worden de goederen geacht conform afspraak te zijn geleverd.
13. Vertrouwelijkheid
De Klant verbindt er zich toe alle informatie die uit hoofde van of in verband met deze Overeenkomst bekend gemaakt wordt, ongeacht of dergelijke informatie al dan niet uitdrukkelijk vertrouwelijk is genoemd of als zodanig is aangemerkt, vertrouwelijk te houden en dergelijke vertrouwelijke informatie dus niet mee te delen aan anderen of ze te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de Overeenkomst.
14. Overdraagbaarheid
Optios mag het geheel of een deel van haar rechten en plichten onder deze Overeenkomst overdragen op een derde zonder voorafgaande raadpleging of goedkeuring van de Klant.
De Klant heeft niet het recht om het geheel of een deel van de rechten en plichten van de Klant onder deze Overeenkomst over te dragen op een derde zonder voorafgaande goedkeuring van Optios.
15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
15.1 De Overeenkomst tussen Optios en de Klant wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht; De toepassing van het Weens Koopverdrag wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
15.2 In het geval van een geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van de zetel van Optios bevoegd.
Addendum: verwerkersovereenkomst
Versie 2022.03
Deze overeenkomst over de verwerking van Persoonsgegevens (‘Verwerkersovereenkomst’) regelt de verwerking van Persoonsgegevens door de BV Optios, met zetel te 9080 Lochristi, Antwerpse Steenweg 19, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0629.718.060 (hierna genoemd “Optios BV”) namens de Klant en is als bijlage gevoegd bij de Algemene Voorwaarden waarin de Partijen de voorwaarden voor het gebruik van Optios zijn overeengekomen.
ART. 1 DEFINITIES
In deze Verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt die als volgt kunnen worden verduidelijkt:
AVG
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Persoonsgegeven(s):
Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of Identificeerbare natuurlijke persoon (Betrokkene) die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van identificatiegegevens zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-id of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon, en die door Klant worden toegevoegd in de Software.
Betrokkene(n):
De geïdentificeerde of identificeerbare persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
Gegevenslek:
Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.
Overeenkomst:
de overeenkomst tussen de Klant en Optios BV waarvan onderhavig addendum integraal deel uitmaakt.
Software:
het digitale platform dat Optios aanbiedt aan de Klant.-
Subverwerker:
Een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
Verwerker:
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie of dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Verwerkingsverantwoordelijke:
De Partij die het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
ART. 2 VERWERKINGSOPDRACHT
2.1 De Klant is de Verwerkingsverantwoordelijke en heeft en behoudt de volledige controle over de Persoonsgegevens.
De Klant garandeert dat hij, indien en voor zover van toepassing, zal handelen in overeenstemming met de AVG en zal voldoen aan de nakoming van zijn verplichtingen krachtens de toepasselijke wetgeving.
2.2 Optios BV treedt op als Verwerker voor de Klant voor de diensten zoals omschreven in de Overeenkomst.
Optios BV verwerkt de Persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de gedocumenteerde instructie van de Klant zoals omschreven in de Overeenkomst, tenzij de verwerking vereist is volgens EU- of nationale wetgeving waaraan Optios BV onderworpen is.
Optios BV zal de Persoonsgegevens alleen verwerken met het doel zoals omschreven in de Overeenkomst.
2.3 De verwerking van Persoonsgegevens betreft Persoonsgegevens van klanten aangebracht door de Klant. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, taal, identiteitskaartnummer.
ART. 3 CONFIDENTIALITEIT
3.1 Optios BV behandelt alle Persoonsgegevens als strikt vertrouwelijke informatie. De Persoonsgegevens mogen niet worden gekopieerd, overgedragen of anderszins worden verwerkt in strijd met de opdracht zoals omschreven in de Overeenkomst, tenzij de Klant hiervoor schriftelijk zijn toestemming heeft gegeven.
3.2 De medewerkers van Optios BV zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht die waarborgt dat de medewerkers alle Persoonsgegevens die onder deze Verwerkersovereenkomst vallen, strikt vertrouwelijk zullen worden behandeld.
Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers die de toegang tot deze Persoonsgegevens nodig hebben voor de levering van de diensten zoals omschreven in de Overeenkomst.
ART. 4 BEVEILIGING
Optios BV verbindt er zich toe om naar best vermogen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen zoals uiteengezet in deze Verwerkersovereenkomst en de toepasselijke wetgeving.
Documentatie met betrekking tot de genomen beveiligingsmaatregelen kan op eerste verzoek bezorgd worden aan de Klant.
De beveiligingsmaatregelen zijn onderworpen aan technische vooruitgang en ontwikkeling waardoor deze van tijd tot tijd kunnen wijzigen, op voorwaarde dat dergelijke updates en wijzigingen niet leiden tot een vermindering van de algehele beveiliging van de Persoonsgegevens van de Klant.
ART. 5 SUBVERWERKERS
5.1 De Klant erkent en aanvaardt dat Optios BV met betrekking tot de opdracht Subverwerkers kan aanstellen voor de verwerking van Persoonsgegevens. Een overzicht van de Subverwerkers kan worden bekomen op eerste verzoek. Alvorens een nieuwe Subverwerker aan te stellen zal Optios BV deze partij toevoegen aan de lijst. De Klant kan zich tegen deze nieuwe Subverwerker verzetten door binnen de 5 werkdagen na kennisgeving door Optios BV schriftelijk te protesteren. Dit bezwaar dient steeds redelijk gemotiveerd te zijn. Het ontbreken van bezwaren van de Klant wordt beschouwd als een instemming met de betreffende Subverwerker.
5.2 Optios BV verbindt er zich toe enkel te werken met Subverwerkers die een gelijkaardig niveau van gegevensbescherming kunnen bieden als het beschermingsniveau dat Optios BV biedt.
Optios BV blijft steeds verantwoordelijk voor de door haar aangestelde Subverwerkers.
ART. 6 DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
6.1 Optios BV geeft de Persoonsgegevens niet door aan derden. Optios BV zal de gegevens van de klanten aangebracht door de Klant ook in geen geval gebruiken voor de uitbreiding van haar eigen database.
6.2 In principe zal Optios BV geen Persoonsgegevens overdragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). In sommige gevallen worden Persoonsgegevens opgeslagen bij leveranciers met servers buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval verzekert Optios BV dat de Persoonsgegevens een adequate bescherming genieten.
ART. 7 BIJSTAND
7.1 Als de Klant een verzoek van een Betrokkene ontvangt voor de uitoefening van de rechten van de Betrokkene onder de AVG en de Klant voor het correct beantwoorden van het verzoek om bijstand van Optios BV verzoekt, zal Optios BV de Klant bijstaan door de nodige informatie en documentatie te verstrekken.
Indien Optios BV rechtstreeks een verzoek ontvangt van een Betrokkene voor de uitoefening van de rechten van de Betrokkene en dergelijk verzoek gerelateerd is aan de opdracht van Optios BV, zal Optios BV het verzoek onmiddellijk doorsturen naar de Klant en niet rechtstreeks op het verzoek reageren.
7.2 Optios BV zal de Klant redelijke bijstand bieden bij alle beoordelingen over de gegevensbescherming die vereist zijn krachtens artikel 35 van de AVG, doch slechts uitsluitend in relatie tot de verwerking van de door de Klant verstrekte Persoonsgegevens die door Optios BV worden verwerkt.
ART. 8 GEGEVENSLEK
Indien Optios BV een Gegevenslek vaststelt met betrekking tot de door de Klant verstrekte Persoonsgegevens zal Optios BV de Klnt hier onmiddellijk, en uiterlijk binnen de 48u na vaststelling, van op de hoogte brengen.
Optios BV zal samenwerken met de Klant en zal redelijke stappen nemen op aanwijzing van de Klant om te helpen bij het onderzoeken, beperken en verhelpen van het Gegevenslek.
In geen geval zal Optios BV een derde partij op de hoogte brengen zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de Klant.
ART. 9 AUDIT
Op verzoek van de Klant stelt Optios BV alle relevante informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen.
ART. 10 - BEWAARTERMIJN
Optios BV bewaart de door de Klant verstrekte Persoonsgegevens zo lang als nodig is om de opdracht zoals omschreven in de Overeenkomst uit te voeren.
Tenzij anders overeengekomen, zal Optios BV de door de Klant verstrekte Persoonsgegevens verwijderen na een periode van 1 maand afloop of beëindiging van de Overeenkomst. Tijdens deze periode kan de Klant de Persoonsgegevens overbrengen naar een ander extern systeem.
Optios BV kan de Persoonsgegevens van de Klant bewaren voor zover dit vereist is door EU- of nationale wetgeving waar Optios BV aan onderworpen is. In dat geval garandeert Optios BV dat de Persoonsgegevens van de Klant alleen worden verwerkt voor het doel zoals gespecifieerd in de desbetreffende wetgeving en voor geen enkel ander doel.
ART. 11 AANSPRAKELIJKHEID
Optios BV is jegens de Klant als gevolg van of verband houdende met deze Verwerkersovereenkomst of uit enig andere hoofde aansprakelijk voor zover en tot zover Partijen dit zijn overeengekomen in de Overeenkomst. De in de Overeenkomst overeengekomen beperking van aansprakelijkheid is onverminderd van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat eenzelfde gebeurtenis nooit tot meerdere schadevorderingen kan leiden.